Sinds de uitbraak van de coronapandemie heeft thuiswerken een grote vlucht genomen. De verwachting is dat er na afloop van de coronacrisis structureel meer zal worden thuisgewerkt, nu veel werknemers en werkgevers de smaak van het thuiswerken te pakken hebben. Wanneer er binnen de onderneming structureel wordt thuisgewerkt, verdient het hanteren van een thuiswerkbeleid aanbeveling. In deze nieuwsbrief beschrijven wij een aantal juridische aspecten die bij het vormgeven van het thuiswerkbeleid in ieder geval aan de orde zouden moeten komen.

Arbo-aspecten en zorgplicht

Werkgevers zijn gehouden zorg te dragen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden. Ingeval van thuiswerken c.q. plaatsonafhankelijke arbeid is dit niet anders. Wel geldt er in het geval van thuiswerken een verlicht arboregime. Dit betekent dat bepaalde arbo-verplichtingen (bijvoorbeeld ten aanzien van vluchtwegen en brandgevaar) niet van toepassing zijn.

De belangrijkste verplichting voor werkgevers is het zorgdragen voor een ingerichte thuiswerkplek volgens ergonomische beginselen, althans voor zover de werknemer daar niet zelf al over beschikt. Werkgevers moeten hier, op afstand, op toezien. Voldoet de werkplek niet dan zijn zij gehouden zorg te dragen voor de beschikbaarheid van de juiste arbeidsmiddelen, zoals een ergonomische stoel, een verstelbaar bureau en/of overige (rand)apparatuur, zoals een losse muis en toetsenbord. Overigens geldt de verplichting tot het zorgdragen voor een ergonomisch ingerichte werkplek niet indien dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer slechts op incidentele basis voor korte tijd wordt thuisgewerkt.

Omdat werkgevers geen zicht hebben op hun thuiswerkende werknemers is het belangrijk dat over de ergonomische inrichting van de thuiswerkplek duidelijke instructies in het thuiswerkbeleid worden opgenomen. Specifieke risico’s die met het thuiswerken verband houden, moeten bovendien in een risico-inventarisatie en -evaluatie worden opgenomen. Volgens vaste rechtspraak valt het geven van instructies over de risico’s van beeldschermwerk hier ook onder. Het eenmalig verstrekken van instructies volstaat in de regel niet. Werkgevers zouden thuiswerkende werknemers regelmatig moeten blijven attenderen. Dit kan bijvoorbeeld door het periodiek verstrekken van een overzicht waaruit volgt aan welke vereisten een ergonomisch ingerichte werkplek moet voldoen, het verschaffen van concrete checklist(s) en het versturen van gerichte instructievideo’s. Om er zeker van te zijn dat de werkplek juist is ingericht kan de werkgever zijn werknemer daarnaast de mogelijkheid bieden in contact te komen met een arbeidsdeskundige of een ergonomisch adviseur, indien bij de werknemer twijfel bestaat over de juiste inrichting van de thuiswerkplek.

Bij het waarborgen van goede en veilige arbeidsomstandigheden moet ook worden gedacht aan het voeren van beleid ten aanzien van de psychosociale arbeidsbelasting. De scheiding tussen werk en privé vervaagt door thuiswerken en onderzoek toont aan dat werknemers door het thuiswerken een hogere werkdruk en meer stress ervaren. Het is aan de werkgever om de werkdruk te beperken en hier specifiek in het thuiswerkbeleid aandacht aan te besteden. Het verdient aanbeveling op gezette tijden proactief te informeren hoe de thuiswerkende werknemers de werkdruk ervaren, zodat, indien nodig, tijdig kan worden gehandeld.

Privacy werknemers en monitoren performance

Hoewel de afgelopen periode veelal heeft laten zien dat thuiswerken in de regel geen afbreuk doet aan de productiviteit van werknemers, zullen veel werkgevers toch de behoefte hebben de performance van werknemers te monitoren wanneer er (veel) vanuit huis wordt gewerkt. Daartoe is allerhande software beschikbaar. Alvorens dergelijke software binnen de onderneming te implementeren, dient de privacy van werknemers in ogenschouw te worden genomen. Uit de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) en jurisprudentie van het EHRM volgt dat aan de volgende voorwaarden moet zijn voldaan:

• Werkgever moet een gerechtvaardigd belang hebben voor de monitoring van zijn personeel;
• Het inzetten van monitoring/controlesystemen moet noodzakelijk zijn; dat wil zeggen: het doel kan niet op een andere minder ingrijpende manier worden bereikt;
• Het dataminimalisatieprincipe dient in acht te worden genomen (gegevensverzameling dient te worden beperkt tot het minimum en de gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk);
• Werkgevers moeten werknemers informeren over wat er wel en niet is toegestaan, dat controle/monitoring mogelijk is en op welke manier dat gebeurt;
• Werkgevers dienen rekening te houden met het recht op vertrouwelijke communicatie van werknemers;
• Alvorens er grootschalige gegevensverwerking en/of stelselmatige monitoring van personeel kan worden ingezet dient eerst een data protection impact assessment (‘DPIA’) te worden uitgevoerd.

Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, kan monitoringssoftware worden geïmplementeerd. In het thuiswerkbeleid dienen de medewerkers over de software te worden geïnformeerd en kan beknopt worden toegelicht dat aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.

Databeveiliging

Naast de privacy van werknemers, dient ook de data van de werkgever (waaronder persoonsgegevens van derden), te worden beschermd. Thuiswerken zorgt op het gebied van databeveiliging voor extra risico’s. De thuiswerkende medewerker kan zijn (werk)laptop ergens verliezen, familieleden zouden kunnen kennisnemen van vertrouwelijke telefoongesprekken of ongeoorloofd toegang krijgen tot vertrouwelijke data en/of een apparaat kan onvoldoende beveiligd zijn. Kortom: bij thuiswerken bestaat een verhoogd risico op een datalek. Het is belangrijk dat werkgevers en werknemers zich hier bewust van zijn. Databeveiliging en een duidelijke procedure ‘meldplicht datalekken’ verdient daarom bijzondere aandacht in het thuiswerkbeleid.

Slot

Thuiswerken is niet meer weg te denken uit de huidige samenleving en zal eerder toe- dan afnemen. Wij adviseren iedere werkgever met structureel thuiswerkende medewerkers een thuiswerkbeleid op te stellen waarin de afspraken en randvoorwaarden op basis waarvan verantwoord en veilig kan worden thuisgewerkt zijn vastgelegd. Daar zijn zowel werkgevers als werknemers bij gebaat. Naast de in dit artikel behandelde aspecten kunnen eventueel ook nog afspraken worden gemaakt over een thuiswerkvergoeding en afspraken omtrent bereikbaarheid. Tot slot dient men erop bedacht te zijn dat de ondernemingsraad mogelijk bij het opstellen van het thuiswerkbeleid, althans bepaalde aspecten daarvan, moet worden betrokken.

Voor vragen of advies over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Lise van den Heuvel (06-23492248) of Puck Keurentjes (06-12860380).

Dit artikel is gepubliceerd in de Nieuwsbrief Vestius van oktober 2021

Terug naar overzicht