Door de uitbraak van het coronavirus kan het zijn dat het bestuur van een BV de jaarrekening niet op tijd kan opmaken of niet in staat is de jaarrekening op tijd te deponeren. De wetgever is zich hiervan bewust. Om die reden is 24 april 2020 de Spoedwet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de “Spoedwet”) in werking getreden. In deze Spoedwet past de wetgever tijdelijk enkele regels aan die verband houden met het opmaken en deponeren van de jaarrekening.

In dit artikel staan wij stil bij deze Spoedwet. Maar voordat wij hierop in gaan, schetsen wij eerst nog de bestaande regels voor het opmaken, vaststellen en deponeren van de jaarrekening van de BV en de gevolgen voor het bestuur voor het niet tijdig deponeren van de jaarrekening.

Bestaande regels

Opmaken, vaststellen en deponeren jaarrekening

De bestaande regels voor verslaglegging door BV’s zijn duidelijk. Simpel gezegd komen die regels op het volgende neer:

1. 1. 1. Het bestuur moet jaarlijks binnen 5 maanden na afloop van ieder boekjaar de jaarrekening van de BV opmaken en deze voorleggen aan de aandeelhouders. In het geval van bijzondere omstandigheden, kan de algemene vergadering (de “AV”) deze termijn verlengen met ten hoogste 5 maanden. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan moet de jaarrekening dus uiterlijk op 31 mei zijn opgemaakt en bij maximaal uitstel op 31 oktober.
      2. Vervolgens hebben aandeelhouders 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Dit gebeurt doorgaans in de jaarlijks te houden AV die ergens rond mei plaatsvindt.
      3. Dit is anders als alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris zijn. Dan leidt ondertekening van de jaarrekening meteen tot vaststelling en vervallen de 2 maanden tijd voor de vaststelling.
      4. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan moet het bestuur uiterlijk op 31 juli de jaarrekening deponeren bij de KvK. Bij maximaal uitstel door de AV is dit op 31 december.

Bestuurdersaansprakelijkheid

Indien het bestuur de jaarrekening niet op tijd deponeert en de BV binnen een termijn van 3 jaar daarna failliet gaat, dan staat vast dat het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en wordt vermoed dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Het zogenaamde bewijsvermoeden.

In dat geval zijn de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor het boedeltekort – simpel gezegd alle schulden die niet kunnen worden betaald uit de opbrengsten van het faillissement. De bestuurders kunnen echter aansprakelijkheid afwenden indien zij kunnen bewijzen dat andere feiten of omstandigheden een belangrijke oorzaak zijn van het faillissement en zij niet nalatig zijn geweest om het intreden van die oorzaak te voorkomen.

Tijdelijke regels in de Spoedwet

Deze regels kunnen vergaande (financiële) gevolgen hebben voor het bestuur. De wetgever meent dat deze regels niet onverkort van kracht kunnen blijven in de huidige coronacrisis. Om die reden heeft zij enkele van voornoemde regels aangepast. Het gaat hier om de volgende tijdelijke aanpassingen.

Verlengen termijn voor opmaken jaarrekening

In de Spoedwet heeft de wetgever geregeld dat niet enkel de AV de termijn voor het opmaken van de jaarrekening kan verlengen met 5 maanden, maar die bevoegdheid (ook) ligt bij het bestuur. Maakt het bestuur gebruik van deze bevoegdheid, dan heeft de AV vervolgens geen bevoegdheid meer tot verlenging.

Let wel, de bestaande termijnen voor het opmaken, het vaststellen en het deponeren van de jaarrekening blijven onverkort van kracht. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, moet de jaarrekening dus gewoon nog steeds uiterlijk op 31 december zijn gedeponeerd bij de KvK.

Deze tijdelijke regeling in de Spoedwet komt te vervallen op 1 september 2020.

Bestuurdersaansprakelijkheid

Stel dat de termijn voor het deponeren van de jaarrekening niet wordt gehaald door oorzaken die het gevolg zijn van COVID-19, dan heeft de wetgever in de Spoedwet geregeld dat dit niet geldt als een bewijsvermoeden van bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement. Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening geldt dan niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling. Het is echter wel aan het bestuur om aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het coronavirus.

Deze tijdelijke regeling komt te vervallen op 1 september 2023. Vanwege de eerdergenoemde 3-jaarstermijn werkt deze regeling langer door. Wanneer bestuurders hun jaarrekening over boekjaar 2019 vanwege de uitbraak van Corona niet tijdig hebben gedeponeerd, kan het bestuur dus tot 1 september 2023 een beroep doen op deze regeling.

Heeft u vragen over dit artikel of over een van onze eerdere artikelen? Neemt u hierover dan contact op met Paul Hendriks (06-30157994) of Henk Brat (06-55394459). Wij staan uiteraard aan uw zijde in deze zware tijden en u kunt ons ook buiten de gebruikelijke kantooruren op onze mobiele telefoonnummers bereiken.

Gepubliceerd op 28 april 2020